035 629 5963

Verlichten administratieve lasten begint bij het juiste softwarepakket (apr ’18)

In het kader van administratieve lastenverlichting heeft Arteria in 2016 het onderzoek “Optimalisatie registratie- en declaratieproces vrijgevestigden ggz” uitgevoerd. Belangrijke uitkomst van dit onderzoek is dat de kwaliteit van het gebruikte softwarepakket zeer bepalend is voor de administratieve lastendruk. Het blijkt echter dat vrijgevestigde zorgaanbieders in de GGZ moeite hebben te bepalen welk softwarepakket het beste bij hen past, terwijl dit pakket impact heeft op nagenoeg het hele administratieve proces, van dossiervoering tot facturatie.

Afgelopen september is besloten een vervolg te geven aan het onderzoek middels het opstellen van een Programma van Eisen (PvE). Dit PvE dient vrijgevestigden te ondersteunen in hun keuze van een softwarepakket of beoordeling van het bestaande pakket. Adviseurs Jacco Aantjes en Pauline Willemse van Arteria Consulting, hebben het opstellen van dit PvE in samenwerking met de Landelijke Vereniging van Vrijgevestigde Psychologen & Psychotherapeuten (LVVP) opgepakt.

Kennis en kunde ontsluiten
Pauline: “het uitgangspunt is geweest om, waar mogelijk, gebruik te maken van bestaande kennis op het gebied van PvE’s, maar vooral ook om aan te sluiten bij de behoefte van de zorgaanbieder. Het uiteindelijke doel was te komen tot een praktisch toepasbaar PvE dat een vrijgevestigde helpt het pakket te kiezen wat het beste bij zijn of haar praktijk past.”

“We zijn begonnen met het analyseren van twee vergelijkbare documenten op het gebied van PvE’s vanuit de zorg (onder andere van Actiz en het KNGF). Daaruit zijn diverse punten meegenomen om te bespreken in de klankbordgroep en het uiteindelijke resultaat te verwerken in het door ons geschreven PvE. We hebben samen met de LVVP een drietal klankbordgroepen georganiseerd met als doel de diverse stakeholders te horen, zoals de vrijgevestigde zelf, maar ook software leveranciers, verzekeraars, toezichthouders en andere betrokkenen. Middels deze bijeenkomsten hebben we veel informatie kunnen verzamelen, verder uitwerken en verifiëren. Tevens hebben we onderwerpen en thema’s kunnen prioriteren. Dankzij deze klankbordgroepen hebben we de kennis en kunde van de gehele sector optimaal kunnen ontsluiten voor het opzetten van het PvE.”

“Een belangrijke uitkomst van de klankbordgroepen is geweest dat bestaande PvE’s een technische insteek hebben die niet altijd te begrijpen is voor de zorgaanbieder, zeker niet voor een vrijgevestigde zonder uitgebreide stafafdelingen. Daarom is gekozen voor een PvE in de vorm van een vragenlijst, die de vrijgevestigde meeneemt in een traject van keuzes en prioritering. Het PvE schrijft niet voor welk pakket het beste is, dat is namelijk afhankelijk van de wensen en behoeften van de individuele vrijgevestigde. Het PvE geeft de vrijgevestigde zorgaanbieders een handvat om het softwarepakket te kiezen wat het beste bij diens praktijk past.”

Opbouw Programma van Eisen

Het PvE is opgebouwd uit een 6-tal hoofdcategorieën. Deze categorieën vormen de centrale vragen, op grond waarvan de keuze voor een softwarepakket wordt gemaakt:

  • Dossier: de cliëntenregistratie die voor eigen dossiervoering en interne overdracht nodig is
  • Administratie: de cliëntadministratie die nodig is voor de financiering
  • Functioneel: de extra functionaliteiten naast dossier en administratie
  • Service: de service van de softwareleverancier richting de eindgebruiker
  • Technisch: alle technische voorwaarden waar een softwarepakket aan dient te voldoen
  • Juridisch: alle juridische eisen waar een softwarepakket aan dient te voldoen

Binnen deze hoofdcategorieën wordt aangegeven welke elementen er in moeten zitten (must have), zeer gewenst zijn (should have) en prettig om te hebben (nice to have). Een vrijgevestigde kan de vragen doornemen en aan de hand van de uitkomsten bepalen wat essentieel isen wat verwacht mag worden van een softwarepakket. De bewustwording van wat belangrijk is en welk pakket het beste past wordt op deze manier vergroot. Het op deze manier verkregen PvE biedt een uitstekende basis om met één of meerdere leveranciers op een gestructureerde en beargumenteerde wijze het gesprek aan te gaan.

Indien u belangstelling heeft in of vragen heeft over het Programma van Eisen voor de vrijgevestigden GGZ kunt u contact opnemen met de LVVP.

Reageer op dit bericht

Vul uw zoekopdracht in en druk op Enter.