035 629 5963

Een kijkje in de keuken van de bestuurssecretaris (mrt ’19)

Ton Oolthuis (1962) is sinds 2012 bestuurssecretaris bij Elver, een middelgrote gehandicaptenzorg organisatie in het oosten van Nederland. Tijdens zijn dienstverband heeft hij grote, ingrijpende wijzigingen meegemaakt, van fusies tot bestuurswisselingen. Ton geeft een kijkje in de keuken van de Bestuurssecretaris: “Ik heb hier nog geen moment in routine kunnen vervallen!”

Huwelijksbootje
Bij aanvang van mijn dienstverband viel ik met mijn neus in de boter: er stond een fusietraject op de agenda. Fatima Zorg, een van de fusiepartners, had op het eerste oog geen groot strategisch belang bij een fusie. De organisatie was financieel gezond  en had organisatorisch de zaken op orde. Schreuderhuizen, een wat kleinere  organisatie uit Arnhem, was in dat opzicht wat minder ontwikkeld. Daarbij was de organisatie te klein om zelfstandig te kunnen overleven. Gezien het gedeelde gedachtengoed en de vergelijkbare cultuur wilde de bestuurder  van Schreuderhuizen de  cliënten graag onderbrengen bij Fatima Zorg,.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Het fusieproces heeft veel tijd en veel energie gekost. Discussies in het MT, de RvT en RvB werden vaak op het scherpst van de snede gevoerd. Maar voor alle betrokkenen was één ding helder: de goede zorg voor de cliënten van Schreuderhuizen moest gecontinueerd worden. Deze gedeelde overtuiging is altijd de rode draad geweest in het proces en ondanks alle discussies, is deze maatschappelijke verantwoordelijkheid doorslaggevend geweest. Die is immers veel breder dan je eigen organisatie; het belang van de cliënt, óók die van een ander, moet altijd voorop staan.

Alsof dit hele fusieproces nog niet genoeg transpiratie koste, waren we ondertussen ook serieus begonnen met het accreditatieproces van Planetree, een mensgericht zorgmodel  waar onze organisatie zich helemaal in kon vinden.

Als eerste ter wereld
De wens om het Planetree label te behalen werd door iedereen gedragen. Er werden belevingsdagen georganiseerd, verbetergroepen en een regiegroep in het leven geroepen en iedereen barstte van de ideeën. Planetree lééfde. Het was bepaald geen sinecure om het traject te doorlopen, maar iedereen in de organisatie was zo overtuigd van dit gedachtengoed dat we er dankzij gezamenlijke inzet in zijn geslaagd om, als éérste gehandicaptenzorg organisatie ter wereld, het label te behalen. Dat heeft ons veel goeds opgeleverd. In de eerste plaats natuurlijk in-house voor de medewerkers en cliënten, maar ook naar buiten toe: de positieve PR gaf Elver het gezicht dat het verdient.

Transitie AWBZ naar Wlz en Wmo
Ondertussen stond er in de wetgeving een grote verandering op stapel, namelijk de transitie van de AWBZ naar de Wlz en de Wmo. Landelijk gezien had deze transitie enorme impact, maar de wijzigingen hebben Elver relatief minder geraakt. Het merendeel van onze cliënten ging een op een over naar de Wlz, slechts 2% viel onder de Wmo. In vergelijking met collega zorginstellingen hebben wij deze fase dus vrij rimpelloos kunnen doorlopen. Er veranderde voor ons immers niet zoveel.

Maar achterover leunen zat er voor mij en mijn collega’s niet in.

Verandering in cultuur en gedrag
Zelforganisatie kwam in zwang en kreeg steeds meer voet aan de grond in zorgland. Ook de toenmalig bestuurder van Elver, Ernst van Drumpt, was enthousiast over het fenomeen zelfsturing. Met het traject Succes door Samenspel hebben we het werken met zelfstandig werkende  teams vorm en inhoud gegeven. Opvallend was dat na een jaar of 3 mensen leken te denken: we zijn er. Ik, op mijn beurt, dacht: we zijn er nog lang niet. Ja, we hadden de structuur en systeemkant aangepakt en het middenmanagement was er niet meer. Maar het belangrijkste aspect voor het succesvol werken met zelforganisatie, is verandering in cultuur en gedrag. Het werken met zelfsturende teams heeft grote impact. Als je het écht succesvol doorvoert, raakt het hoe je met elkaar werkt. En lang niet iedereen is er altijd blij mee: het moet je ook liggen. Als je gewend bent en je er prettig bij voelt om opdrachten te krijgen, is deze zelfsturende manier van werken flink omschakelen.

Nu, weer een aantal jaren later, zijn we nog steeds bezig met het consistent beleggen van eigenaarschap in de organisatie. We voeren het consequent door op álle onderwerpen die spelen door ze direct in brede kring, dat wil zeggen door verschillende  belanghebbenden aan tafel te hebben, te bespreken. Naast gedragen eigenaarschap heeft deze manier van werken nog twee grote voordelen: het helpt enorm bij een snelle besluitvorming, en je prospectieve risicoanalyse is beter. Als je namelijk mensen van de werkvloer betrekt bij het schrijven van een voorstel, krijg je een veel beter beeld van wat er daadwerkelijk speelt en waar de risico’s zich bevinden.

Bestuurswissel
Toen Ernst Van Drumpt aangaf te gaan vertrekken was dat voor mij, gezien mijn functie, best ingrijpend. Je bent iemands rechterhand en zeker bij een eenhoofdig bestuur ben je zijn of haar primaire sparringpartner. In dat opzicht heb je als bestuurssecretaris echt een bijzondere rol. En die rol verandert deels bij het overgaan naar een nieuw bestuur. Ook Ernst’s opvolger, Irma Harmelink, zet mij in om te sparren maar tegelijkertijd verlangt zij ook van mij om heel kritisch te kijken naar alles wat ik zie gebeuren. Net als bij de collega’s in de organisatie die te maken kregen met zelfsturing, was het ook voor mij even wennen: van opdrachten krijgen en uitvoeren, was ik nu meer eigenaar geworden van bepaalde deelterreinen. Maar het vertrouwen dat ik daarin krijg, is erg prettig.

Vasthouden aan de filosofie: het leven van de cliënt staat centraal
Een fusie, de implementatie van Planetree, de bestuurswissel, de AWBZ transitie en de zelforganisatie: het heeft me aardig bezig gehouden. Ik heb hier nog geen moment in routine kunnen vervallen. En ik denk ook niet dat dat gaat gebeuren, kijkend naar wat er allemaal nog speelt in het land en in de sector. Elver is een solide organisatie, maar sectorbreed staan we voor grote uitdagingen. De concurrentie tussen GZ instellingen neemt toe; we hebben allemaal een groeiambitie, maar uit demografische gegevens blijkt dat de aantallen mensen met een verstandelijke beperking gelijk blijft. Groeien betekent dus vissen in elkaars vijver. Daarnaast is er de laatste jaren bezuinigd, maar dat heeft wel een grens. Daar heb ik persoonlijk geen invloed op. Waar ik wel invloed op heb, en mijn collega’s met mij, is dat we vasthouden aan de filosofie dat het leven van en de directe zorg aan de cliënt centraal staat en dat systeemwereld enkel ondersteunend is aan de cliënt en de medewerkers. Bij Elver draaien we iedere euro een paar keer om voordat hij wordt uitgegeven aan support, want het liefst gaat die euro gewoon rechtstreeks naar de directe zorg van de cliënten. In het verleden hebben we, in de hele zorg, de systeemwereld  te veel opgetuigd. Dus we zijn nu veel kritischer naar de wetten en regels. We hebben de zaken prima op orde, maar we gaan het niet méér op orde maken dan strikt noodzakelijk.

Reageer op dit bericht

Vul uw zoekopdracht in en druk op Enter.